紙の勤怠管理をクラウド化するメリットと事例｜はじめの一歩ガイド

紙やExcelでの勤怠管理は「集計が大変・ミスが出やすい・締め日にバタつく」がつきもの。

本稿では、クラウド勤怠のメリットと移行の進め方、中小企業の簡易事例をまとめます。

1. 紙・Excel勤怠の“つまずき”あるある

打刻漏れ・手書き修正で入力ミスが頻発 月末の残業時間・有休残の手計算が負担 タイムカードや届出の保管・検索に時間がかかる テレワークや直行直帰の実態が見えにくい 36協定や割増計算の法令チェックが人頼み

2. クラウド化の主なメリット

2-1. 集計自動化で締め日がラクに

打刻データから残業・深夜・休日労働を自動計算 申請（残業・休暇・遅早退）もオンライン化し、承認フローが見える化

2-2. ミス・改ざんの抑止

打刻履歴は改変ログが残る 申請・承認の証跡が残り、監査や是正勧告にも対応しやすい

2-3. リアルタイム管理

各拠点の労働時間や有休残をダッシュボードで即確認 36協定の超過予兆アラートで早めに手当て

2-4. 給与・年末調整まで一気通貫

勤怠データを給与計算と連携（手入力ゼロへ） Web明細や年末調整までつなげれば、紙コストと配布手間を削減

2-5. ハイブリッド勤務に強い

スマホ打刻・位置情報、ICカード・PCログオン連携など柔軟に対応

体感では、事務担当の月次作業時間が30〜70％削減するケースが多いです（当事務所支援先の傾向）。

3. 移行ステップ（失敗しない型）

ステップ1｜現状の“ルール”を書き出す

就業規則・所定労働時間・締日/支払日 休憩・シフト・みなし・インターバル・手当の定義 36協定の枠・変形労働の有無

ステップ2｜要件と機能をマッチング

打刻方式（スマホ/IC/ブラウザ/生体） 申請ワークフロー（残業・休暇・打刻修正） 連携先（給与・年末調整・Web明細）

ステップ3｜小さく試す（10〜30名・1か月）

**テスト導入（パイロット）**で運用の詰め 書面→クラウドへ二重運用で安心移行 社内説明は「何が楽になるか」を先に伝える

ステップ4｜本番切替＆定着化

就業規則の表現とシステム設定の整合を確認 管理者向けに**“例外処理”の手順**をマニュアル化 月次の振り返り会で改善点を洗い出す

4. かんたん事例（新潟・中小企業）

事例A｜製造業・従業員28名

課題：紙タイムカード＋Excel集計。締め日に3人で約2日作業。 対応：IC打刻＋残業・休暇のオンライン申請に統一。 効果：集計時間が2日→半日、有休管理がリアルタイム可視化。

事例B｜サービス業・多拠点40名

課題：直行直帰が多く、実労働時間の把握が困難。 対応：スマホ打刻＋位置情報ログ、36協定アラートを設定。 効果：超過予防で残業の山を平準化、労基署対応の不安が軽減。

※上記は匿名化・一部再構成。実在の運用をベースにした要約です。

5. よくある質問

Q. 打刻漏れが多い社員が心配…

A. 打刻漏れアラート＋本人申請→上長承認の標準フローを設定すれば運用で吸収できます。

Q. 変形労働・複雑な手当は対応できる？

A. 多くのクラウドは条件式で計算可能。事前に要件を整理すれば設定で再現できます。

Q. コストは？

A. 1人あたり数百円〜が一般的。紙・人件コスト削減で十分回収できるケースが多いです。

6. まずは“試し運用”から

こもれび社労士事務所では、設定〜運用設計〜給与連携までを一式サポート。

小規模トライアルから始めて、ムリなく全社展開へ。