閉院した病院のカルテはどこにある？保管先の探し方を社労士が実例で解説

2026年7月9日 2026年7月9日

こもれび社労士事務所

障害年金やメンタル労災のご相談では、過去の通院歴や初診日を確認するために、カルテや受診記録が重要になることがあります。本記事は、障害年金やメンタル労災のご相談を日々お受けしている社会保険労務士が、実際の相談事例や実務経験をもとにまとめています。個人が特定されないよう内容は一部変更しています。

閉院した病院のカルテは、もう取れないのでしょうか

障害年金や労災のご相談では、「初診の病院が閉院していました」「昔のカルテが取れないと言われました」「初診証明が取れないと、もう申請は難しいのでしょうか」というご相談をいただくことがあります。

特に障害年金では、初診日をどこで整理するかによって、請求方法や遡及請求の可能性に影響することがあります。そのため、過去の病院が閉院していると、それだけで大きな不安につながります。

しかし、閉院しているからといって、すぐに諦める必要はありません。カルテや診療記録の保管先が別に残されている場合があります。

カルテには保存が求められています

医師法では診療録（カルテ）の作成が義務付けられており、法令上は原則として5年間の保存が求められています。

一方で、実務上は5年を超えて保管されている医療機関も少なくありません。閉院した医療機関でも、別の医療機関や管理者へ引き継がれていることがあります。

そのため、「閉院している＝カルテは必ず存在しない」と決めつけるのは早いです。

閉院した病院のカルテを探す流れ

閉院した病院やクリニックのカルテを探す場合、次のような順番で確認していくことが考えられます。

1. 現在の主治医や転院先に確認する

まずは、現在の主治医や転院先の医療機関に、過去のカルテや紹介状、診療情報提供書が残っていないか確認します。

特に、同じ医師が別のクリニックで診療を続けている場合には、過去の診療情報を確認できる可能性があります。

2. 閉院した医療機関の所在地を管轄する保健所に確認する

現在の主治医や転院先で分からない場合には、閉院した医療機関があった地域の保健所に問い合わせる方法があります。

問い合わせる際は、次のように伝えるとスムーズです。

以前通院していた〇〇クリニックが閉院しており、
診療記録やカルテの保管先を確認したいです。
保管先や問い合わせ先について、分かる範囲で教えていただけますでしょうか。

保健所が必ず保管先を把握しているとは限りません。ただし、閉院時の届出や案内先の情報から、保管先や問い合わせ先の手がかりが得られることがあります。

3. 案内された保管先にカルテ開示や診療情報の確認を依頼する

保健所から保管先や案内先が分かった場合には、その医療機関や管理先に連絡し、カルテ開示、診療情報提供書、診断書の再発行などが可能か確認します。

このとき、「障害年金の申請で初診日や当時の状態を確認したい」「労災申請で受診時期や傷病名を確認したい」など、目的を簡潔に伝えると話が通じやすくなります。

この記事のポイント

閉院した病院でもカルテが残っていることがある
保健所への問い合わせが保管先の手がかりになる場合がある
障害年金・労災ではカルテが重要な資料になることがある
カルテがなくても他の資料で整理できるケースがある

実際に保管先が分かった例

実際にご相談いただいたケースでも、初診のクリニックがすでに閉院しており、「もうカルテは残っていないかもしれない」とご本人は大きな不安を抱えていました。

まずは現在の主治医へ確認しましたが、閉院したクリニック当時のカルテは保管されていませんでした。そのため、次の方法として、閉院したクリニックを管轄する保健所へ問い合わせることをご案内しました。

その結果、保健所から「別の医療機関へ問い合わせてください」と案内があり、実際に連絡したところ、閉院したクリニックのカルテが保管されていることが確認できました。

その後、カルテ開示の手続きを進めることができ、障害年金の資料収集を前へ進めることができました。

もちろん、すべてのケースで保管先が見つかるとは限りません。しかし、「閉院しているからもう無理」と決めつける前に、現在の主治医や保健所などへ確認してみることで、道筋が見えてくることもあります。

障害年金ではカルテが重要になることがあります

障害年金では、初診日を証明するために、受診状況等証明書やカルテ、紹介状、診断書などが重要になります。

特に、次のようなケースでは、過去のカルテや診療記録が大きな意味を持つことがあります。

20歳前傷病として請求できるか検討している場合
障害認定日請求・遡及請求を検討している場合
初診日が古く、医療機関が複数ある場合
最初に受診した病院が閉院している場合
現在の主治医だけでは当時の状態を判断できない場合

カルテが見つかれば、初診日、傷病名、症状、治療内容、通院状況などを確認できる可能性があります。

労災でも過去のカルテ確認が必要になることがあります

労災申請でも、過去の受診記録やカルテは重要です。

たとえば、メンタル労災では、発症時期、初診日、診断名、症状の経過などが問題になることがあります。

また、後遺障害の申請では、事故直後からどのような症状が続いていたか、治療経過に一貫性があるかが確認されることもあります。

そのため、労災でも「閉院しているから資料が取れない」とすぐに諦めるのではなく、保管先を探してみる価値があります。

カルテが見つからない場合の代替資料

もっとも、保管期間の経過や閉院時の事情により、カルテが見つからないこともあります。

その場合でも、次のような資料が参考になる可能性があります。

診察券
領収書
お薬手帳
紹介状
他院のカルテに記載された過去の受診歴
学校や職場の相談記録
休職・退職・配慮申請に関する資料
家族や第三者の証明

障害年金や労災では、ひとつの資料だけで判断するのではなく、複数の資料を組み合わせて経過を整理していくことが大切です。

問い合わせるときの注意点

保健所や医療機関へ問い合わせる際には、感情的に問い合わせるよりも、目的を簡潔に伝える方がスムーズです。

障害年金の申請にあたり、過去の受診状況を確認する必要があります。
閉院した〇〇クリニックのカルテや診療記録の保管先について、分かる範囲で教えていただけますでしょうか。

医療機関によっては、本人確認書類、申請書、手数料、来院での手続きが必要になることがあります。また、開示までに数週間から1か月程度かかる場合もあります。

体調が悪い中で手続きを進める場合には、無理に一度で全部進めようとせず、確認先を一つずつ整理して進めることが大切です。

閉院していても、すぐに諦めなくて大丈夫です

閉院した病院のカルテは、必ず見つかるとは限りません。

しかし、保健所への確認や、転院先・承継先への問い合わせによって、保管先が分かることがあります。

障害年金や労災では、初診日や発症時期、当時の状態をどう整理するかが重要です。「閉院しているから無理」と決めつける前に、どこに資料が残っている可能性があるかを一つずつ確認していくことをおすすめします。

「閉院した病院だから無理かもしれない」そう思ってご相談いただいた方でも、保健所への問い合わせや資料整理によって前に進めたケースがあります。「もう無理かもしれない」と感じるケースでも、資料を整理していくと道筋が見えてくることがあります。一人で抱え込まず、まずは現在分かっている情報を一緒に整理してみませんか。